So nutzt du diese Bibliothek

Jeder Baustein liegt zweifach vor: als leere Vorlage zum direkten Kopieren und als ausgefülltes Muster (Beispielkunde), damit klar ist, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Grau hinterlegte Blöcke sind zum 1:1-Einkopieren in ALLMEDIA gedacht.

Empfohlene Standardroutine je Onboarding

1 · Wissensspeicher vorbefüllen

Der Wissensspeicher ist das Gedächtnis der KI. ALLMEDIA bringt eine sinnvolle Ordnerstruktur bereits mit. Lege lieber mehrere kleine, thematische Speicher an als einen großen – so lässt sich je Kanal steuern, was einfließt.

Empfohlene Ordnerstruktur (Standard)

1.1 Unternehmensprofil — Vorlage (leer)

[Unternehmensname]
Kurzbeschreibung (1–2 Sätze): Was macht das Unternehmen, für wen?

Gründung / Größe / Standorte:
Branche / Positionierung:
Vision:
Mission:
Werte (3–5):
Kernleistungen / Produkte:
Alleinstellung (USP):
Wichtigste Zielgruppen:
Ton der Kommunikation (kurz):
Was wir NICHT sagen / vermeiden:

1.2 Unternehmensprofil — Muster (Beispielkunde)

Beispielkunde – IT-Dienstleister (Muster, zu verifizieren)
Kurzbeschreibung: Spezialisierter IT- und Software-Dienstleister im Banken-/Finanzumfeld,
der sichere, regulierungskonforme Lösungen für seine Trägerorganisationen entwickelt und betreibt.

Gründung / Größe / Standorte: mehrere österreichische Standorte (Muster: Linz, Salzburg, Klagenfurt)
Branche / Positionierung: B2B IT-Services, High-Tech, Sicherheit & Compliance im Fokus
Vision: Verlässliche Digitalisierungspartnerin des Finanzsektors
Mission: Sichere, moderne IT-Lösungen, die den Arbeitsalltag der Häuser spürbar erleichtern
Werte: Verlässlichkeit, Sicherheit, Fachkompetenz, Regionalität, Teamgeist
Kernleistungen: Softwareentwicklung, Betrieb & Managed Services, Cloud, Cybersecurity, IT-Beratung
Alleinstellung: tiefe Branchen- und Regulierungskenntnis im Bankenumfeld
Wichtigste Zielgruppen: Entscheider:innen im Finanzsektor, IT-Fachkräfte, Young Professionals/Absolvent:innen
Ton: sachlich-kompetent, vertrauenswürdig, nahbar – nicht techniklastig
Vermeiden: reißerische Claims, unbelegte Superlative, sensible Kunden-/Sicherheitsdetails

1.3 FAQ / Wissensartikel — Vorlage (GEO-optimiert)

Frage-Antwort-Format zahlt direkt auf Sichtbarkeit in LLMs (ChatGPT, Perplexity, AI Overviews) ein. Je Eintrag eine klare Frage, eine präzise Antwort.

F: Was macht [Unternehmen]?
A: [2–4 Sätze, konkret, ohne Floskeln]

F: Für wen ist [Unternehmen] der richtige Partner?
A: [Zielgruppen + Nutzen]

F: Welche Leistungen bietet [Unternehmen]?
A: [Leistungen, stichpunktartig ausformuliert]

F: Was unterscheidet [Unternehmen] vom Wettbewerb?
A: [USP]

F: Wie kann man [Unternehmen] kontaktieren?
A: [Kanäle]

1.4 Mitarbeiter-Benefits — Muster (thematischer Einzelspeicher)

Benefits (Beispiel):
- Flexible Arbeitszeiten & Home-Office
- Weiterbildungsbudget und Zertifizierungen
- Moderne Ausstattung, sichere Arbeitsplätze
- Betriebliche Gesundheitsangebote
- Team-Events, Mitarbeitermagazin
- Sicherer Arbeitgeber im regulierten Umfeld
Tonalität bei Benefits: einladend, ehrlich, ohne Übertreibung

1.5 Tonalität — Do's & Don'ts (Vorlage)

Wir schreiben:      aktiv, klar, kompetent, auf Augenhöhe
Wir vermeiden:      Fachjargon ohne Erklärung, Werbe-Superlative, Floskeln
Bevorzugte Begriffe: [z. B. „Lösung“, „Partner“, „sicher“]
Verbotene Begriffe:  [z. B. „billig“, „garantiert“, interne Codenamen]
Ansprache:          [Du / Sie – je Kanal]
Emojis:             [sparsam / keine – je Kanal]

2 · Markenstimmen

Die Markenstimme bestimmt, wie geschrieben wird (Persona, Tonalität, Struktur). ALLMEDIA liefert 8 fertige Vorlagen. Für B2B/Corporate sind „Professionell“ oder „Technisch“ meist der beste Startpunkt.

Die 8 mitgelieferten Markenstimmen-Vorlagen

2.1 Markenstimme — Vorlage (leer)

Name der Markenstimme:
Basisvorlage:            [z. B. Professionell]
Persona (wer spricht):   [Rolle, Haltung]
Tonalität (3 Adjektive): [z. B. sachlich, kompetent, respektvoll]
Schreibstruktur:         [Aufbau, Satzlänge, Ansprache]
Do's:                    [was diese Stimme tut]
Don'ts:                  [was sie nie tut]
Beispielsatz:            [1 Mustersatz im Ziel-Ton]

2.2 Markenstimme — Muster (Beispielkunde)

Name: [Unternehmen] Unternehmensstimme
Basisvorlage: Professionell (mit technischem Einschlag)
Persona: Vertrauenswürdige Branchenexpertin im Finanz-/IT-Umfeld
Tonalität: sachlich, kompetent, nahbar
Schreibstruktur: das Wichtigste zuerst; komplexe Themen verständlich erklärt,
ohne zu belehren; klare, präzise Formulierungen; Fakten vor Meinung.
Do's: Fachkompetenz zeigen, Nutzen benennen, regional & seriös auftreten
Don'ts: reißerische Claims, unbelegte Superlative, sensible Details
Beispielsatz: „Sichere IT ist kein Zufall – wir sorgen dafür, dass Ihre Systeme
verlässlich laufen, auch wenn es darauf ankommt.“

3 · Zielgruppen / Personas

Zielgruppen legen fest, für wen geschrieben wird. Wichtig ist Name + kurze Beschreibung. Mit 2–4 Personas starten – nicht 17. ALLMEDIA liefert 6 Vorlagen.

Die 6 mitgelieferten Zielgruppen-Vorlagen

3.1 Persona — Vorlage (leer)

Name der Zielgruppe:
Kurzbeschreibung (1 Satz):
Rolle / Kontext:
Ziele & Motive:
Herausforderungen / Pain Points:
Bevorzugte Kanäle:
Passende Ansprache/Ton:

3.2 Persona — Muster (Beispielkunde)

Name: Entscheider:innen im Finanzsektor
Kurzbeschreibung: Verantwortliche in Banken/Finanzhäusern, die verlässliche IT-Partner suchen.
Rolle: IT-/Fach-/Bereichsleitung, Prokura
Ziele: Sicherheit, Compliance, reibungsloser Betrieb, Modernisierung
Pain Points: Regulatorik, Ausfallrisiken, Fachkräftemangel, Legacy-Systeme
Kanäle: LinkedIn (Unternehmensseite), Fachartikel/Blog
Ansprache: sachlich, vertrauensbildend, faktenbasiert

Name: Young Professionals & Absolvent:innen
Kurzbeschreibung: Karriereorientierte Berufseinsteiger:innen im IT-Bereich.
Ziele: spannende Aufgaben, Entwicklung, sicherer Arbeitgeber
Kanäle: Instagram, LinkedIn, Karriere-Formate
Ansprache: nahbar, authentisch, Employer-Branding

4 · Inhaltsstrukturen (Formate)

Inhaltsstrukturen definieren Aufbau und Länge je Format. ALLMEDIA liefert 17 Vorlagen. Für Social passen sie meist direkt; Sonderformate (z. B. interne News, Mitarbeitermagazin) baut man gemeinsam mit dem Kunden.

5 · Ideensucher / Scout — Konfigurationsvorlage

Der Ideensucher recherchiert automatisch Themen und liefert Ideen bzw. fertige Beiträge. Erst einen Scout sauber konfigurieren, dann ausbauen.

5.1 Scout — Vorlage (leer)

Scout-Name:
Quellen (Recherche):        [aktiv: ja/nein]
Websites (eigene URLs):     [hochprioritäre Fachquellen]
Suchbegriffe / Keywords:    [z. B. Thema A, Thema B]
Kontext (Wissensspeicher):  [welche Speicher einbeziehen]
Suche-Agent Frequenz:       [manuell / wöchentlich / täglich]
Sprache:                    [DE / EN]
Wer wird benachrichtigt:    [Personen]
Beiträge automatisch:       [nein empfohlen zu Beginn]
Wochenziel:                 [z. B. 1× LinkedIn/Woche]

5.2 Scout — Muster (Beispielkunde)

Scout-Name: IT & Cybersecurity Trends
Quellen: aktiv
Websites: [2–3 hochwertige Fachquellen des Kunden]
Keywords: Cybersecurity, Cloud, IT-Security, Regulatorik Finanz
Kontext: Wissensspeicher „Unternehmensprofil“, „FAQ“
Frequenz: wöchentlich · Sprache: DE
Benachrichtigung: Kommunikationsteam
Beiträge automatisch: nein (erst mit Freigabe arbeiten)
Wochenziel: 1× LinkedIn Company Post

6 · Onboarding-E-Mail-Vorlagen

Standardisierte Kommunikation rund um das Onboarding. Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen.

6.1 Einladung / Terminbestätigung

Betreff: Willkommen bei ALLMEDIA.AI – euer Onboarding am [Datum]

Hallo [Name],

schön, dass ihr mit ALLMEDIA.AI startet! Unser gemeinsames Onboarding
findet am [Datum, Uhrzeit] statt ([Ort/Videolink]).

Damit wir direkt produktiv sind, bringt bitte mit:
- Zugriff für die Person, die Workspace-Eigentümer:in wird
- Kommunikationskonzept / Social-Media-Strategie (falls vorhanden)
- Unternehmenspräsentation & Website-Link

Dauer: ca. 90 Minuten. Es entstehen euch dabei keine zusätzlichen Kosten.

Bei Fragen jederzeit melden.
Beste Grüße
[Trainer:in] · ALLMEDIA.AI

6.2 Materialanforderung (vor dem Setup)

Betreff: Kurze Vorbereitung für euer ALLMEDIA-Setup

Hallo [Name],

für ein starkes Setup brauchen wir einen kleinen Grundstock an Infos.
Ideal wären 5–6 Seiten (keine Romane, keine Wiederholungen):
- Wer seid ihr / was macht ihr (Vision, Mission, Leistungen)
- Zielgruppen / Personas (falls im Kommunikationskonzept)
- Häufige Fragen & Antworten
- Tonalität: was ja, was nein

Tipp: Ein Website-Link genügt oft als Startpunkt – den Rest übernehmen wir.

Danke & bis bald
[Trainer:in]

6.3 Zusammenfassung nach dem Kickoff

Betreff: Eure nächsten Schritte nach dem ALLMEDIA-Kickoff

Hallo [Name],

danke für den Kickoff! Kurz zusammengefasst:
Erledigt: [Konten, Markenstimme, erste Kanäle …]
Von euch: [Materialien X, Freigaben für Kanalverbindungen …]
Von uns:  [Wissensspeicher-Grundstock, Feinschliff Markenstimme …]

Mein Tipp: Probiert ruhig aus – ihr könnt nichts kaputt machen,
es wird nichts veröffentlicht. Nutzt bei Fragen den Feedback-Button
(unten rechts) mit möglichst genauer Beschreibung.

Nächster Termin: [Datum]
Beste Grüße
[Trainer:in]

6.4 Einladung zum Monthly Check-in

Betreff: Euer ALLMEDIA Monthly Check-in am [Datum]

Hallo [Name],

wir laden euch zu unserem Monthly Check-in (kleine Runde, 4–5 Kund:innen)
am [Datum, Uhrzeit] ein. Ziel: Erfahrungen teilen, Fragen klären,
Wünsche für die Roadmap einbringen. Euer Feedback fließt direkt in die
Weiterentwicklung ein.

Anmeldung: [Link]
Wir freuen uns auf euch!
[Trainer:in] · ALLMEDIA.AI