ALLMEDIA.AI Onboarding – Live-Trainingsunterlage

ALLMEDIA.AI ist die KI-Plattform für Corporate Newsroom & Unternehmenskommunikation. Sie übernimmt Blog, Newsletter, PR und Social Media in der Markenstimme des Kunden – von der Idee über den fertigen Beitrag bis zur geplanten Veröffentlichung auf allen Kanälen. Das Prinzip: Der Kunde gibt die Richtung vor, die KI macht den Rest.

Erkläre im Kickoff zuerst die grobe Logik: Setup füllen → Content erzeugen → planen & freigeben → veröffentlichen → auswerten. Alles beginnt im Setup. Zeige, dass jede Einstellung an einer Stelle liegt („wie die Systemeinstellungen am Mac“) – das nimmt Berührungsängste.

Der Startbildschirm bietet vier Schnellaktionen: Idee speichern (in den Posteingang), Inspiration & Idee (Trends aus dem Ideensucher), Recherche (mit Amy) und Beitragsserie planen (Redaktionsplanungs-Agent). Darunter erstellt man direkt einen Beitrag – wahlweise KI-Generierung oder Manuell.

Live vorführen: eine simple Idee eingeben, Kanal wählen, generieren, das Ergebnis mit dem Kunden ansehen. Betone die neue Rolle des Teams: vom Content-Creator zum Content-Kurator. Die KI nimmt die Arbeit ab, der Mensch schärft nach und gibt frei.

Das Setup ist das Fundament jedes Onboardings. Hier liegen alle Bausteine, die ALLMEDIA „trainieren“: Brand AI (Systemeinrichtung), die Kanalverwaltung mit Kanälen, Markenstimmen, Zielgruppen, Wissensspeicher, Inhaltsstrukturen, Medienpipelines und Nachverarbeitung, dazu Workspace (Profil, Mitglieder, Audit), Veröffentlichen (Kanalverbindungen), Sprachassistent und die Agency-Einstellungen.

Die empfohlene Einrichtungs-Reihenfolge im Onboarding: 1) Brand AI laufen lassen oder manuell starten, 2) Wissensspeicher-Grundstock, 3) Markenstimme, 4) Zielgruppen, 5) Inhaltsstrukturen, 6) Kanäle, 7) Kanalverbindungen. Danach: erste Beiträge erzeugen und nachjustieren.

Brand AI ist der Onboarding-Turbo. Man gibt die Website des Kunden ein, die KI analysiert die Marke und schlägt automatisch passende Kanäle, Zielgruppen und Inhaltsstrukturen vor. Frühere Analysen bleiben gespeichert und lassen sich erneut anwenden.

Für ein schnelles Onboarding: Brand AI mit der Kunden-Website starten, Ergebnis gemeinsam durchsehen und die Vorschläge übernehmen oder anpassen. So steht in Minuten eine erste tragfähige Basis, die man danach verfeinert.

Der Wissensspeicher ist das Gedächtnis der KI. Hier liegt, „wer wir sind und was wir tun“. Ohne Grundstock erfindet die KI Kontext oder bleibt zu dünn. ALLMEDIA bringt bereits eine sinnvolle Ordnerstruktur mit: FAQ/Wissen, Marke, Produkt/Service, Rechtliches, Tonalität, Zielgruppe.

Grundstock von rund 5–6 Seiten ohne Wiederholungen anlegen. Lieber mehrere kleine, thematische Wissensspeicher (z. B. „Benefits“, „FAQ“, „Unternehmensprofil“) als einen riesigen – so lässt sich später je Kanal steuern, was einfließen darf und was nicht. Schneller Start: Website per KI (Claude/ChatGPT) zusammenfassen lassen und einkopieren.

Die Markenstimme bestimmt, wie geschrieben wird. Jede Stimme hat eine Persona, eine Tonalität und eine Schreibstruktur. ALLMEDIA liefert 8 Vorlagen: Akademisch, Humorvoll, Inspirierend, Journalistisch, Persönlich, Poetisch, Professionell, Technisch.

Im Onboarding aus einer passenden Vorlage starten („Aus Vorlage erstellen“) und an den Kunden anpassen. Für B2B/Corporate ist meist Professionell oder Technisch der beste Ausgangspunkt. Erkläre, dass die konkrete Ausformulierung später je Kanal noch feiner geregelt wird.

Zielgruppen legen fest, für wen geschrieben wird. Wichtig ist zunächst nur ein Name und eine kurze Beschreibung, wer das ist. ALLMEDIA bietet 6 Vorlagen als Startpunkt.

Nicht 17 Zielgruppen anlegen. Mit 2–4 relevanten Personas starten. Ein Beitrag kann später auch mehrere Zielgruppen adressieren. Wenn vorhanden: das Kommunikationskonzept/Personas des Kunden als Basis nutzen.

Ein Kanal ist ein Veröffentlichungsziel mit eigenem Format und eigener Konfiguration (z. B. LinkedIn-Unternehmensseite, Instagram, Blog/Website, interner Newsroom). Kanäle lassen sich per Brand AI anlegen oder manuell konfigurieren.

Zuerst klären: Welche Kanäle braucht der Kunde wirklich? Meist die Social-Media-Kanäle zuerst (schnellster Start, weil oft schon eine Strategie existiert), danach Blog/Website und interne Kanäle. Pro Kanal legt man fest, welche Markenstimme, Zielgruppen, Inhaltsstruktur und Wissensspeicher greifen.

Inhaltsstrukturen definieren den Aufbau und die Länge eines Beitrags je Format. ALLMEDIA liefert 17 Vorlagen: u. a. Blog Artikel (800–3000 Wörter), LinkedIn Company/Personal Post, Instagram Feed/Carousel/Reel/Story, Facebook, Newsletter, Tweet/Thread, SEO-Artikel und Wissensartikel (Website) – GEO-optimiert für LLM-Antworten & AI Overviews.

Für Social Media passen die Vorlagen meist direkt. Für spezielle Kunden-Formate (z. B. „NewsFlash“, „Spirit“, „virtuell“) baut man eigene Strukturen – hier lohnt Zusammenarbeit mit dem Kunden über Aufbau und Anmutung.

Eine Kanalverbindung ist der Schlüssel, mit dem ALLMEDIA in deinem Namen auf einer Plattform (LinkedIn, Instagram, Facebook, WordPress, TYPO3, Newsletter …) veröffentlichen darf. Es gibt auch den Connector Beitrag per E-Mail versenden und programmierbare Schnittstellen.

Nach Setup die Connectoren anlegen: Unternehmensseiten (oder im ersten Schritt persönliche Seiten) auswählen und verbinden. Der Setup-Assistent führt durch die Einrichtung. Der Connector prüft beim Veröffentlichen automatisch Formate/Bildgrößen der Zielplattform.

Die Inbox ist die zentrale Ideen-Sammelstelle und der Ort für interne Zusammenarbeit – ohne E-Mail-Ping-Pong. Ideen kommen manuell, über das öffentliche Formular oder programmatisch herein. Untermenü: Inbox, Social Inbox (Beta), Ideensucher, News-Monitor, Redaktionsplanung.

Zeige den Ablauf: Idee eintrifft → annehmen → in eine Story konvertieren → Kanal wählen → Beitrag erstellen. Kollegen kann man beschränkt berechtigen (z. B. nur Ideen einreichen). Das öffentliche Formular unten aktivieren, wenn externe Zulieferung gewünscht ist.

Der Ideensucher („Scout“) recherchiert automatisch Trends und Themen und liefert Ideen – und auf Wunsch fertige Beiträge. Der Konfigurator ist ein visueller Graph: Quellen (Recherche-Quellen), Websites (eigene URLs mit hoher Priorität), Suchbegriffe/Keywords, Kontext (Wissensspeicher) → Suche-Agent (Frequenz & Sprache) → Workflows: Inbox-Einträge, Beiträge automatisch, Benachrichtigungen.

Man kann pro Scout einstellen: wer benachrichtigt wird, ob Beiträge automatisch erstellt werden, ein Wochenziel (z. B. 1× LinkedIn/Woche) und ob automatisch eingeplant wird. Frequenz meist wöchentlich oder manuell. Nichts wird veröffentlicht, solange niemand in der E-Mail „Beitragen“ klickt.

Neben dem Ideensucher gibt es weitere Assistenten: Der News-Monitor beobachtet gezielt Websites/Themen und kann Wettbewerber analysieren. Die Redaktionsplanung erstellt einen kompletten Plan über Wochen/Monate zu einem Thema und übersetzt ihn kanalgerecht (Blog länger, LinkedIn kürzer …).

Redaktionsplanung im Onboarding als Kern positionieren: „Ich will Thema X im August auf LinkedIn & Instagram, jede Woche einmal“ → Ideenliste → je Idea meist 3 Vorschläge → auswählen → fertige, planbare Beiträge. So plant der Kunde Wochen im Voraus statt montags in Hektik zu verfallen.

Der Kalender zeigt alle geplanten und veröffentlichten Beiträge – als Journal, Timeline, 3-Tage, Woche oder Monat. Kanal-Icons und Status-Badges (Geplant, Wartet auf Freigabe, Veröffentlicht, Fehlgeschlagen) geben Überblick. Untermenü Planen: Planen, Kalender, Freigaben, Veröffentlichen.

Zeige das Verschieben/Anpassen von Beiträgen und die Freigabe-Logik. Alles Geplante bleibt veränderbar (Text, Bilder, Übersetzung). Tipp: Wochenenden ausblenden und einen Kalender-Feed (Outlook) einrichten, damit Veröffentlichungen auch im eigenen Kalender sichtbar sind.

Unter Inhalte liegen alle Stories (eine Idee/Story erzeugt mehrere Kanalbeiträge) und Beiträge, dazu Medienbibliothek, Projekte und Kanäle. Die Statusübersicht zeigt Entwürfe, Geplant, Veröffentlicht und Fehlgeschlagen auf einen Blick.

Erkläre das Story-Prinzip: aus einer Story werden mehrere Kanalbeiträge. In der Medienbibliothek Bilder/Videos in einer Ordnerstruktur ablegen (nach Kanal/Thema/Datum). Bilder lassen sich beim Beitrag direkt hochladen und landen automatisch in der Bibliothek.

Der Analyse-Bereich (Beta) bündelt Beitrags-Statistiken (Reichweite, Views, Engagement-Rate, Top-Kanäle), Ziele und Audits. Die Werte spiegeln die echten Plattform-Zahlen (z. B. LinkedIn-Impressions/Likes) und lassen sich exportieren.

Zeige die Kernkennzahlen und den Zeitraum-Filter. Positioniere den Benchmark: Accounts, die ≥3×/Woche posten, erzielen im Schnitt deutlich höhere Reichweite – ein guter Anker fürs Wochenziel.

Unten rechts liegt der Feedback/Hilfe-Button – der direkte Draht zum Support. Er übermittelt zusätzlichen Kontext (wo/was/wer), man sieht den Ticket-Status, kann Screenshots markieren, per Video-Call oder Termin eskalieren. Für Feedback gibt es sogar Credits gutgeschrieben.

Bring dem Kunden bei, den Support-Button aktiv zu nutzen und Probleme möglichst genau zu beschreiben (Screenshot markieren: „hier ist der Fehler“). Erkläre Credits: Der Workspace-Eigentümer sponsert seine Credits; monatliches Guthaben, Pakete nachkaufbar. Melde als Trainer wiederkehrende Kundenwünsche zurück – das Produkt lebt vom Feedback.