1 · Zweck & Grundprinzipien
Dieses Playbook standardisiert, wie wir Kunden an ALLMEDIA.AI heranführen. Ziel ist ein Onboarding, das jedes Mal gleich hohe Qualität liefert – unabhängig davon, wer es durchführt – und den Kunden möglichst schnell in einen produktiven, selbständigen Betrieb bringt.
Die vier Leitprinzipien
●Mehrwert vor Mechanik. Wir liefern Mehrwert dort, wo wir stark sind: Strategie, Setup-Qualität und Markenstimme. Wir sind keine „Klick-Affen“, die nur Menüs aufmachen.
●Verstehen statt bedienen. Der Kunde muss verstehen, wie das System arbeitet, damit er es selbst nachjustieren kann. Verstehen schlägt Auswendiglernen.
●Basis vor Perfektion. Wir schaffen eine tragfähige Basis, nicht Perfektion am ersten Tag. Die erste Konfiguration darf unfertig sein – Hauptsache, sie existiert und der Kunde weiß, wo er schärft.
●Schrittweise statt alles auf einmal. Nicht alle Funktionen auf einmal. Schrittweise einführen, sonst droht Overwhelm und Content-Overflow.
Kernbotschaft an jeden Kunden. „ALLMEDIA nimmt euch sehr viel Arbeit ab, aber es ist ein Lernprozess. Ihr verändert eure Rolle vom Content-Creator zum Content-Kurator. Ein guter Beitrag muss so gut sein, dass ihr ihn nur noch feinschleifen müsst – wenn ihr jeden Beitrag komplett umschreibt, justieren wir hinten das Setup nach.“
2 · Zwei Onboarding-Typen erkennen
Kläre im Erstkontakt, welcher Typ vorliegt – davon hängt der gesamte Ablauf ab:
| Typ | Kunde sagt sinngemäß | Unser Vorgehen |
|---|---|---|
| A · Full-Service | „Das überlasse ich euch, es muss nur funktionieren. Ich vertraue euch.“ | Wir richten Kanäle, Markenstimme, Wissensspeicher & Co. eigenständig ein und zeigen das Ergebnis. |
| B · Verstehen-Wollen | „Ich will wissen, was passiert, wenn ich hier etwas verändere.“ | Gemeinsames Einrichten, mehr Erklärung der Wirkzusammenhänge, mehr Übung beim Kunden. |
Hinweis. Die meisten Onboardings sind Mischformen. Größere Organisationen mit eigenen Prozessen brauchen fast immer Anteile von Typ B – sie müssen verstehen, wo eine Markenstimme angelegt wird und was eine Änderung bewirkt.
3 · Rollen & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortung |
|---|---|
| Onboarding-Trainer:in | Führt durch das Onboarding, richtet ein (Typ A) bzw. begleitet (Typ B), erklärt Wirkzusammenhänge, meldet Kundenfeedback an Produkt zurück. |
| Kunde – Eigentümer:in | Besitzt den Workspace, sponsert die Credits, erteilt alle Logins/Freigaben (OAuth) selbst. Ist automatisch Administrator. |
| Kunde – Administrator:innen | Arbeiten operativ (z. B. Kommunikationsteam), planen und geben frei. Werden vom Eigentümer eingeladen. |
| Kunde – Zuarbeit (optional) | Kolleg:innen mit eingeschränkter Berechtigung (z. B. nur Ideen einreichen). |
| ALLMEDIA-Support / Produkt | Zweiter Level bei Problemen, nimmt Roadmap-Feedback aus dem Feedback-Button auf. |
Sicherheitsregel (unverhandelbar). Zugangsdaten, Passwörter und OAuth-Freigaben gibt immer der Kunde selbst ein – nie der Trainer. Das gilt auch für Kanalverbindungen und Kontoerstellung.
4 · Die Onboarding-Phasen im Überblick
| Phase | Inhalt | Dauer (Richtwert) |
|---|---|---|
| 0 · Vorbereitung | Konten, Materialien anfordern, Website für Brand AI bereitlegen | vorab, 30–45 Min |
| 1 · Kickoff | Überblick, Konten aktivieren, Support & Credits erklären, Erwartung klären | 60–90 Min |
| 2 · Setup-Einrichtung | Brand AI / Wissensspeicher / Markenstimme / Zielgruppen / Inhaltsstrukturen / Kanäle / Verbindungen | 1–2 Sitzungen |
| 3 · Erste Beiträge & Übung | Generieren, bewerten, nachjustieren, Kunde übt selbst | laufend, 1. Woche |
| 4 · Assistenten | Ideensucher/Scout, News-Monitor, Redaktionsplanung – schrittweise | Woche 2+ |
| 5 · Nachbetreuung | Support-Nutzung, Monthly Check-in, Feedback-Schleifen | fortlaufend |
Phase 0 — Vorbereitung (vor dem Kickoff)
☐Kunden-Accounts anlegen bzw. Einladung vorbereiten (Eigentümer + Admins, Teamplätze prüfen).
☐Website-URL des Kunden für die Brand-AI-Analyse bereitlegen.
☐Materialien beim Kunden anfordern (siehe Kapitel 7).
☐Prüfen, ob Zahlung/Plan aktiv ist und Credits gutgeschrieben sind.
☐Onboarding-Typ (A/B) und Kanäle grob vorabklären.
Phase 1 — Kickoff
Der Kickoff schafft Orientierung und aktiviert die Konten. Nutze die Muster-Agenda aus Kapitel 5. Wichtige Fixpunkte:
●Grobe Logik erklären: Setup → Erstellen → Planen → Veröffentlichen → Auswerten.
●Konten aktivieren: Einladung annehmen, Admin-Rechte bestätigen, Teamplätze zeigen.
●Credits erklären: Eigentümer sponsert seine Credits im Workspace; monatliches Basis-Guthaben; Pakete nachkaufbar.
●Support-Button zeigen und zur genauen Fehlerbeschreibung anleiten (Screenshot markieren). Feedback bringt Credits.
●Aufzeichnung anbieten (Trainingszwecke, Nachbetrachtung) – Einverständnis einholen.
Phase 2 — Setup-Einrichtung (Reihenfolge)
1.Brand AI mit der Kunden-Website starten oder – falls schon vorhanden – überspringen.
2.Wissensspeicher Grundstock von 5–6 Seiten, thematisch in mehrere kleine Speicher (Unternehmensprofil, FAQ, Benefits …). Schnellstart: Website per KI zusammenfassen und einkopieren.
3.Markenstimme aus Vorlage wählen (B2B/Corporate meist „Professionell“ oder „Technisch“) und anpassen.
4.Zielgruppen 2–4 Personas (Name + Beschreibung genügt), gern aus dem Kommunikationskonzept ableiten.
5.Inhaltsstrukturen Formate wählen; Social-Vorlagen passen meist direkt, Sonderformate gemeinsam bauen.
6.Kanäle anlegen – Social zuerst, dann Blog/Website und interne Kanäle. Pro Kanal Stimme, Zielgruppen, Struktur, Wissensspeicher zuordnen.
7.Kanalverbindungen Connectoren einrichten (Kunde erteilt Freigaben). Wo kein Direktzugang: „Beitrag per E-Mail“ oder Copy-Paste.
Phase 3 — Erste Beiträge & Übung
●Ein bis zwei Beiträge live generieren und gemeinsam bewerten (sparsam, wegen Credits).
●Wenn Ton/Inhalt nicht passt: hinten am Setup (Markenstimme/Wissensspeicher) nachjustieren, nicht vorne umschreiben.
●Kunden aktiv üben lassen – „Ihr könnt nichts kaputt machen, es wird nichts veröffentlicht.“
Phase 4 — Assistenten schrittweise
●Erst einen Ideensucher/Scout sauber konfigurieren, Ergebnisse bewerten, dann ausbauen.
●News-Monitor und Redaktionsplanung folgen, wenn Routine da ist. Nicht alles gleichzeitig scharf schalten.
Phase 5 — Nachbetreuung
●Zum Monthly Check-in (Webinar in kleinen Kundengruppen) einladen – Feedback einsammeln.
●Wiederkehrende Wünsche als Roadmap-Input über den Feedback-Button einmelden.
5 · Muster-Kickoff-Agenda (90 Minuten)
| Zeit | Block | Ziel |
|---|---|---|
| 0–10 | Begrüßung & Erwartung | Onboarding-Typ, Ziele, Aufzeichnung klären |
| 10–20 | Konten aktivieren | Einladung annehmen, Admin, Teamplätze, Credits |
| 20–30 | Plattform-Landkarte | Navigation, Logik Setup→Erstellen→Planen |
| 30–45 | Brand AI / Wissensspeicher | Basis anlegen, Grundstock erklären |
| 45–60 | Markenstimme & Zielgruppen | aus Vorlage starten, anpassen |
| 60–72 | Kanäle & Inhaltsstrukturen | Kanäle klären, Formate wählen |
| 72–82 | Erster Beitrag live | Generieren, bewerten, kuratieren |
| 82–90 | Support, Credits, nächste Schritte | Feedback-Button, Übung, Termin |
Timing-Realität. 90 Minuten reichen für Überblick und Basis, nicht für ein vollständiges Setup. Plane bewusst eine zweite Sitzung ein und kündige an, dass in den Tagen danach viele Fragen auftauchen werden – das ist normal.
6 · Setup-Checkliste (zum Abhaken)
Fundament
☐Workspace angelegt, Eigentümer + Admins eingeladen und bestätigt
☐Brand-AI-Analyse durchgeführt oder bewusst übersprungen
☐Wissensspeicher-Grundstock (5–6 Seiten, thematisch getrennt) angelegt
☐Mindestens eine Markenstimme aus Vorlage erstellt und angepasst
☐2–4 Zielgruppen/Personas definiert
Kanäle & Formate
☐Benötigte Kanäle angelegt (Social zuerst)
☐Inhaltsstrukturen je Kanal zugeordnet
☐Pro Kanal: Markenstimme, Zielgruppen, Wissensspeicher zugeordnet (irrelevante Speicher ausgeschlossen)
☐Kanalverbindungen eingerichtet (Freigaben durch Kunden)
Betrieb & Übung
☐Erster Beitrag generiert und gemeinsam bewertet
☐Kunde hat selbst mindestens einen Beitrag erstellt
☐Support-Button & Credits erklärt
☐Optional: ein Ideensucher/Scout konfiguriert
☐Folgetermin / Monthly Check-in vereinbart
7 · Materialien vom Kunden anfordern
Diese Unterlagen beschleunigen ein hochwertiges Setup enorm. Fordere sie – wo vorhanden – vor oder direkt nach dem Kickoff an:
●Kommunikationskonzept: beschreibt Kanäle, Zielgruppen, Personas – ideale Basis für Zielgruppen & Kanäle.
●Social-Media-Strategie: hält oft schon Standard, Struktur und Tonalität fest – schnelle Markenstimme.
●Unternehmenspräsentation: Vision, Mission, Ziele, Tätigkeiten – Kern des Wissensspeichers.
●Weitere Inhalte: Steckbriefe der Abteilungen/Bereiche, Benefits, Projektbeispiele – füllen thematische Speicher.
●Website-URL: als schnelle Quelle für den ersten Wissensspeicher-Grundstock.
Faustregel Wissensspeicher. Kein Roman: 5–6 Seiten ohne Wiederholungen genügen zum Start. Echter Text wirkt besser als 300 PDF-Seiten. Schnellstart: Website per Claude/ChatGPT zusammenfassen lassen und einkopieren.
8 · Do's & Don'ts für Trainer:innen
| Do | Don't |
|---|---|
| Mentales Modell zuerst (Setup→Erstellen→Planen) | In der ersten Stunde jeden Knopf zeigen |
| Schrittweise einführen, erst Basis | Alle Assistenten sofort scharf schalten |
| Hinten am Setup nachjustieren | Jeden Beitrag vorne komplett umschreiben |
| Kunde selbst üben lassen | Alles nur vorführen, Kunde bleibt passiv |
| Kunde erteilt Logins/Freigaben selbst | Zugangsdaten für den Kunden eintragen |
| Credits sparsam live verbrauchen | Unnötig viele Live-Generierungen |
| Feedback aktiv einmelden | Kundenwünsche versickern lassen |
| Erwartung & Onboarding-Typ klären | Ungefragt Full-Service annehmen |
9 · Häufige Stolpersteine
●Overwhelm: Der Kunde will alle Funktionen sofort → bremsen, Basis zuerst.
●Kontext-Chaos: Wissensspeicher zu voll/zu allgemein → thematisch aufteilen, je Kanal steuern.
●Ton daneben: Beiträge klingen „nicht wie der Kunde“ → Markenstimme schärfen, nicht Beiträge.
●Connector-Hürde: Kein Publishing-Zugang (geschütztes CMS) → „Beitrag per E-Mail“ oder Copy-Paste.
●Content-Overflow: Automatik zu früh → erst manuell/mit Freigabe, dann automatisieren.
10 · Handover & Abschluss
☐Kunde kann selbständig einen Beitrag erstellen, planen und freigeben
☐Kunde weiß, wo er Markenstimme/Wissensspeicher nachjustiert
☐Support-Weg & Feedback-Button verstanden
☐Credits-Logik verstanden
☐Nächste Schritte / Verantwortlichkeiten intern beim Kunden geklärt
☐Folgetermin / Monthly Check-in fixiert
☐Onboarding-Notizen dokumentiert (für Nachbetrachtung & Produktfeedback)
Ziel erreicht, wenn …. … der Kunde am Montagmorgen entspannt reinkommt, weil der Content schon geplant ist – und er selbst weiß, wie er nachschärft. Genau das ist ein gelungenes Onboarding.